Marxandatge per a fires, congressos i esdeveniments

Dos tipus de material a cada esdeveniment

Un esdeveniment d’empresa necessita dues coses diferents. D’una banda, allò que s’endú l’assistent: l’acreditació amb el seu lanyard personalitzat, la bossa, la llibreta, l’ampolla o el regal per al ponent. De l’altra, allò que vesteix l’espai i fa que la teva marca es reconegui de lluny: el photocall, el roll-up de l’entrada, la carpa de l’estand exterior o les banderes de l’accés.

El primer surt del catàleg, amb el preu per unitat visible i un mínim de 10 unitats per referència. El segon es fabrica per encàrrec, a la teva mida: ens expliques què necessites, quantes unitats, per a quina data i amb quin logotip o disseny, i en 24 hores laborables tens el pressupost i una simulació gratis.

Material d’esdeveniment per encàrrec

Cada element té la seva pròpia pàgina, amb mides, materials i muntatge.

Regals per a congressos: assistents, ponents i patrocinadors

Un congrés té com a mínim tres públics i no convé donar-los el mateix. A l’assistent li va bé una bossa amb dues o tres peces que faci servir la setmana següent: una ampolla, una llibreta, un bolígraf que escrigui bé. Al ponent i al patrocinador els toca una sola peça de més nivell, com ara un termo gravat, una llibreta de tapa dura o un altaveu compacte, lliurada en mà i no a la taula d’acreditacions.

Com que el mínim és de 10 unitats per referència, els regals per a ponents no t’obliguen a demanar-ne centenars. I l’equip que atén l’estand també compta: samarretes o polos amb el logo ajuden que el visitant sàpiga a qui preguntar.

Què funciona a cada tipus d’esdeveniment

• Fira i estand: bosses de tela perquè el visitant s’endugui els fullets, bolígrafs per repartir i un regal millor, en poques unitats, per als contactes que importen.
• Congrés o jornada tècnica: lanyards, llibreta, bolígraf i ampolla per a cada assistent; per als ponents, una sola peça de qualitat.
• Convenció o esdeveniment intern: tèxtil per a tot l’equip, amb un repartiment per talles que pots tancar després amb la taula de mides.
• Esdeveniment esportiu o a l’aire lliure: bidons, gorres, motxilles de cordes, gots reutilitzables i, per si plou, paraigües o ponxos.
• Llançament de producte: photocall, roll-up i una peça que recordi el llançament, amb un disseny propi a més del logo.

Com planificar el marxandatge per a esdeveniments

1. 1

   Fixa la data i les quantitats

   Compta inscrits, ponents i equip propi, i afegeix un petit marge per a les acreditacions d’última hora.

2. 2

   Demana el pressupost amb temps

   En 24 hores laborables tens el pressupost i la simulació. Per al material per encàrrec, envia les mides i el disseny o el logotip en vectorial (SVG, AI o PDF).

3. 3

   Aprova i paga

   Pagues quan aproves la simulació. La producció sol trigar dues o tres setmanes des d’aquell moment, segons la tècnica i la quantitat; després cal sumar-hi l’enviament.

4. 4

   Rep-ho a la seu

   Enviem amb seguiment a l’adreça del recinte o a diverses seus. Indica una persona de contacte i comprova l’horari de recepció de mercaderies del lloc.

Errors típics en el marxandatge per a esdeveniments

• Decidir-ho l’última setmana: sense marge, et quedes amb el que hi hagi i sense temps per revisar la simulació amb calma.
• Donar el mateix a tots els públics, en lloc d’una peça senzilla per a l’assistent i una altra de millor per a ponents i clients.
• Triar bosses de tela massa fines, que es trenquen amb el primer catàleg a dins.
• Posar la data o l’edició al roll-up, les banderes o el photocall si vols reutilitzar-los a l’esdeveniment següent.
• Enviar la mercaderia al recinte sense comprovar si accepta lliuraments abans del dia de muntatge.