Merchandising para eventos, ferias y congresos

Dos tipos de material en cada evento

Un evento de empresa necesita dos cosas distintas. Por un lado, lo que se lleva el asistente: la acreditación con su lanyard personalizado, la bolsa, la libreta, la botella o el regalo del ponente. Por otro, lo que viste el espacio y hace que tu marca se reconozca de lejos: el photocall, el roll-up de la entrada, la carpa del stand exterior o las banderas del acceso.

Lo primero sale del catálogo, con el precio por unidad a la vista y un mínimo de 10 unidades por referencia. Lo segundo se fabrica bajo pedido, a tus medidas: nos cuentas qué necesitas, cuántas unidades, para qué fecha y con qué logotipo o diseño, y en 24 horas laborables tienes el presupuesto y una simulación gratis.

Material de evento bajo pedido

Cada elemento tiene su propia página, con medidas, materiales y montaje.

Regalos para congresos: asistentes, ponentes y patrocinadores

Un congreso tiene al menos tres públicos y no conviene darles lo mismo. Al asistente le sirve una bolsa con dos o tres piezas que use la semana siguiente: una botella, una libreta, un bolígrafo que escriba bien. Al ponente y al patrocinador les toca una sola pieza de más nivel, como un termo grabado, una libreta de tapa dura o un altavoz compacto, entregada en persona y no en la mesa de acreditaciones.

Como el mínimo es de 10 unidades por referencia, los regalos de ponente no te obligan a pedir cientos. Y el equipo que atiende el stand también cuenta: camisetas o polos con el logo ayudan a que el visitante sepa a quién preguntar.

Qué funciona en cada tipo de evento

• Feria y stand: bolsas de tela para que el visitante se lleve los folletos, bolígrafos para repartir y un regalo mejor, en pocas unidades, para los contactos que importan.
• Congreso o jornada técnica: lanyards, libreta, bolígrafo y botella para cada asistente; para los ponentes, una sola pieza de calidad.
• Convención o evento interno: textil para todo el equipo, con un reparto por tallas que puedes cerrar después con la tabla de medidas.
• Evento deportivo o al aire libre: bidones, gorras, mochilas de cuerdas, vasos reutilizables y, por si llueve, paraguas o ponchos.
• Lanzamiento de producto: photocall, roll-up y una pieza que recuerde el lanzamiento, con un diseño propio además del logo.

Cómo planificar el merchandising de un evento

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   Fija la fecha y las cantidades

   Cuenta inscritos, ponentes y equipo propio, y añade un pequeño margen para las acreditaciones de última hora.

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   Pide el presupuesto con tiempo

   En 24 horas laborables tienes el presupuesto y la simulación. Para el material bajo pedido, envía las medidas y el diseño o el logotipo en vectorial (SVG, AI o PDF).

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   Aprueba y paga

   Pagas cuando apruebas la simulación. La producción suele llevar dos o tres semanas desde ese momento, según la técnica y la cantidad; suma después el envío.

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   Recibe en la sede

   Enviamos con seguimiento a la dirección del recinto o a varias sedes. Indica una persona de contacto y comprueba el horario de recepción de mercancía del lugar.

Errores típicos en el merchandising de eventos

• Decidirlo la última semana: sin margen, te quedas con lo que haya y sin tiempo para revisar la simulación con calma.
• Dar lo mismo a todos los públicos, en lugar de una pieza sencilla para el asistente y otra mejor para ponentes y clientes.
• Elegir bolsas de tela demasiado finas, que se rompen con el primer catálogo dentro.
• Poner la fecha o la edición en el roll-up, las banderas o el photocall si quieres reutilizarlos en el siguiente evento.
• Enviar la mercancía al recinto sin comprobar si acepta entregas antes del día de montaje.